WhatsApp para agencias de viajes que no dejan enfriar una cotización.

Por qué se caen las ventas en una agencia de viajes

Vender un viaje toma varias conversaciones: la primera pregunta, la cotización, el cambio de hotel, la duda sobre el seguro de viaje, el pago y los documentos. En una agencia con cuatro o cinco asesores, lo que se pierde suele ser esto:

• Cotizaciones que nadie vuelve a mirar: el PDF salió el martes y el cliente no respondió. Para el viernes ya compró en otro lado.
• Clientes en el WhatsApp personal del asesor: el historial se va con él cuando cambia de trabajo.
• Documentos regados: el pasaporte llegó por WhatsApp, la carta de la empresa por correo y el pago en un audio que dice “ya te consigné”.
• Temporada alta: llegan muchas más solicitudes y las preguntas básicas (¿qué incluye?, ¿hay plan para niños?) se comen el tiempo de cotizar.
• Grupos y viajes corporativos: varias personas del mismo grupo escriben por separado y nadie tiene la foto completa.

WhatsApp para agencias de viajes con Omniia: el recorrido de una venta

Ejemplo: una agencia en Cali que vende planes nacionales e internacionales, con un número conectado por la API oficial y tres departamentos: Nacional, Internacional y Grupos.

1. 1Llega la solicitud. Un cliente escribe: “¿Cuánto vale Cartagena para 2 adultos y 2 niños en diciembre?”. El bot le muestra tres botones (Nacional, Internacional, Grupos), le pide fechas, ciudad de salida, viajeros y presupuesto, y pasa el chat a Nacional. Si prefieres una conversación más libre, el agente de IA para WhatsApp hace esas preguntas con tus instrucciones y responde lo que esté en tus documentos, como qué incluye cada plan o la política de cancelación.
2. 2Entra al embudo. El contacto aparece en la etapa “Solicitud” del embudo de ventas en WhatsApp y el chat se asigna a la asesora en línea con menos carga.
3. 3Sale la cotización. La asesora arma el plan, envía el PDF por el chat, mueve la tarjeta a “Cotización enviada” y le pone las etiquetas “Cotizado”, “Costa” y “Familia”.
4. 4El cliente no responde. Una automatización por silencio, que solo mira a los contactos con la etiqueta “Cotizado”, le escribe a las 3 horas un mensaje corto, mientras sigue abierta la ventana de 24 horas que abrió el último mensaje del cliente. Si a los dos días sigue sin contestar, envía una plantilla aprobada. Si responde en cualquier momento, la secuencia se detiene. Más ideas en seguimiento automático de clientes por WhatsApp.
5. 5Llegan los documentos. El cliente manda la foto del pasaporte de cada viajero y un audio con una pregunta sobre el equipaje. Con la transcripción activa, la asesora lee el audio sin escucharlo; si el agente de IA está atendiendo, entiende la foto y el PDF y puede pedir lo que falte.
6. 6Se cierra la venta. La asesora mueve la tarjeta a “Vendido” y guarda la fecha de salida en un campo personalizado del contacto. Al entrar a esa etapa, una automatización crea la tarea de emitir los tiquetes para la persona de operaciones, con el link al chat.
7. 7Antes del viaje. Otra automatización usa el campo de fecha: tres días antes de la salida, a las 9:00 a. m., envía una plantilla de utilidad con el vuelo y lo que el viajero debe llevar.
8. 8Al regreso. Cuando la asesora cierra la conversación, sale la encuesta de satisfacción. Meses después, ese cliente entra en la campaña de temporada para quienes ya viajaron a la costa.

Situación → cómo se resuelve

Cuándo usar mensaje libre y cuándo plantilla

Con la API oficial de WhatsApp, cuando el cliente te escribe tienes 24 horas para responder con mensajes libres. Después, solo puedes escribirle con una plantilla aprobada por Meta (documentación de precios de WhatsApp, consultada el 15 de octubre de 2026). En una agencia esto pasa todo el tiempo, porque entre la cotización y la decisión pueden pasar varios días.

• Plantilla de utilidad: información sobre un viaje que el cliente ya compró, como la confirmación, un cambio de horario o los documentos que debe llevar. Sin ofertas.
• Plantilla de marketing: reactivar una cotización vencida, anunciar planes nuevos o promociones de temporada. Según la guía de categorías de Meta, una plantilla con intención promocional se aprueba como marketing.

Campañas de temporada sin escribirle a todo el mundo

Las etiquetas que tu equipo pone en cada venta (destino, tipo de viajero, temporada) son la audiencia de la siguiente campaña: “familias que viajaron a la costa” para el plan de mitad de año o “corporativos” para el cierre de año. En envíos masivos por WhatsApp eliges la plantilla y la audiencia, excluyes a quienes ya recibieron otra campaña y defines la ventana horaria y los días de envío. Hay ejemplos para fechas comerciales en Colombia en mensajes de temporada para WhatsApp.

Mensajes de ejemplo