Embudo de ventas en WhatsApp: cada chat en su etapa.

¿Qué es un embudo de ventas en WhatsApp?

Es la lista ordenada de pasos por los que pasa un cliente desde que te escribe hasta que compra o decide no comprar. Cada paso es una etapa. Cuando las ventas se hacen por WhatsApp, el embudo vive en los chats y, sin una herramienta, termina repartido entre el celular de cada vendedor, una hoja de cálculo y la memoria de cada uno. Si hoy lo llevas así, revisa qué cambia al pasar de Excel a un CRM.

Un CRM para WhatsApp junta las dos cosas: el chat y la etapa del cliente en el mismo lugar. Así, el gerente comercial ve cuántas propuestas hay abiertas sin pedirle un informe a nadie, y el vendedor sabe qué le toca hoy.

Cómo funciona el tablero Kanban de Omniia

En el módulo Embudos cada embudo es un tablero con columnas. Al crearlo, Omniia propone siete etapas: Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido. Puedes renombrarlas, cambiar colores y orden, agregar o quitar, y marcar cuál cuenta como ganada y cuál como perdida.

• Tarjetas con contexto. Cada contacto muestra su nombre, el último mensaje, cuánto hace que escribió, los mensajes sin leer, el canal, sus etiquetas y el asesor asignado.
• Arrastrar y soltar. Mueves la tarjeta a la siguiente etapa y el cambio queda para todos.
• Escribir desde la tarjeta. El botón abre el chat encima del tablero. Si el contacto nunca ha escrito, por ejemplo porque lo importaste de Excel, puedes iniciar la conversación eligiendo el canal.
• Buscar y filtrar. Por nombre o teléfono, etiqueta, departamento, canal, asesor, chats sin leer, tiempo en la etapa (más de 3, 7 o 30 días) y clientes que no responden hace más de 3, 7 o 30 días.
• Varios embudos. Un mismo contacto puede estar en el embudo de Ventas y en el de Posventa. Una empresa con sedes puede tener un embudo por departamento, y cada asesor ve las tarjetas de los chats que puede atender.
• Quitar del embudo. Cuando un ciclo terminó, sacas al contacto del tablero y su conversación se cierra.

Paso a paso: arma tu embudo de ventas en WhatsApp

1. 1Escribe las etapas como las vive tu cliente. Para un concesionario: Nuevo, Cotización enviada, Prueba de manejo, Estudio de crédito, Ganado y Perdido. Para una inmobiliaria: Nuevo, Visita agendada, Documentos, Firma, Ganado y Perdido.
2. 2Haz que los nuevos entren solos. En la configuración del canal eliges un embudo automático: cada persona que escribe y aún no está en el embudo entra a la etapa que elegiste. Después, el chatbot o el agente de IA pueden moverla según lo que responda (cómo calificar leads por WhatsApp).
3. 3Define quién mueve las tarjetas. El asesor la mueve cuando envía la cotización o agenda la visita. Si la regla es clara, que la mueva el bot.
4. 4Conecta seguimientos a las etapas. Por ejemplo, al entrar a Propuesta, una automatización espera dos días y, si el cliente no ha respondido, le escribe; si sigue sin responder, crea una tarea para el asesor.
5. 5Revisa el tablero en la reunión comercial. Filtra “más de 7 días en la etapa” y decidan qué hacer con cada tarjeta quieta.
6. 6Mide al final del mes. En Análisis → Embudos ves cuántos contactos hay en cada etapa, los ganados y los perdidos, y el tiempo promedio que llevan en cada etapa.

Automatizaciones por evento: qué pasa cuando alguien cambia de etapa

Las automatizaciones por eventos son secuencias que arrancan solas. El disparador puede ser que el contacto entre a una etapa del embudo, que se le ponga o se le quite una etiqueta, que sea un contacto nuevo, que se cierre su conversación, que no responda en cierto número de horas o una fecha de su ficha, como el cumpleaños.

Los pasos se encadenan con esperas: enviar una plantilla de WhatsApp o un texto, enviar un SMS, poner o quitar etiquetas, cambiar de etapa, asignar a una persona o a un departamento, crear una tarea con el enlace al chat o avisar a otro sistema por webhook. Por defecto, la secuencia se detiene si el cliente responde, y puedes limitar los envíos a una franja horaria. Más ideas en seguimiento automático de clientes.

Tareas de seguimiento para el equipo

Una tarea es un pendiente con responsable, prioridad, fecha límite y, si quieres, repetición diaria, semanal o mensual. La crea un administrador o un supervisor con permiso de tareas, una automatización o el agente de IA, y puede llevar el enlace al chat del cliente. Cada asesor ve sus pendientes en el ícono de tareas de la barra superior, cambia el estado y deja comentarios.

Ejemplos de embudos en negocios colombianos

• Concesionario con tres sedes: un embudo por sede, con la etapa “Estudio de crédito” para quienes financian. Más ideas en WhatsApp para concesionarios.
• Inmobiliaria en Barranquilla: etapas por visita y documentos del arrendatario; quienes llevan 30 días sin responder se filtran y pasan a una campaña. Ver CRM para inmobiliarias.
• Centro de estética en Bucaramanga: Valoración agendada, Asistió y Plan vendido. La etapa Asistió dispara el mensaje con el plan de sesiones y una tarea para la asesora.