Calificar leads por WhatsApp antes de que lleguen al vendedor.

¿Qué significa calificar un lead por WhatsApp?

Un lead es una persona que mostró interés: te escribió por un anuncio, por el botón de tu página web o porque alguien le pasó tu número. Calificarlo es confirmar si encaja con lo que vendes y si está en momento de comprar. En WhatsApp esto pasa dentro del chat: en lugar de un formulario largo, haces tres o cuatro preguntas cortas.

Sin un sistema, la calificación vive en la memoria de cada vendedor. El problema aparece el lunes después de un fin de semana de pauta: entran muchos chats, los vendedores responden a todos en el orden en que llegaron, los que estaban listos para comprar esperan igual que los curiosos, y al final de la semana nadie sabe cuántos eran buenos prospectos.

Las preguntas que sirven para calificar

Un método conocido en ventas es BANT: presupuesto, autoridad, necesidad y tiempo. En WhatsApp conviene simplificarlo a preguntas que el cliente responde sin sentirse interrogado. Así se ven en una inmobiliaria:

Dos formas de calificar leads en Omniia

Con un chatbot de menús: reglas fijas

En el editor visual de chatbots armas el camino con bloques: un menú con botones (hasta 3 por mensaje), una pregunta que guarda la respuesta en un campo del contacto, una condición que separa según lo que respondió y un bloque que pone la etiqueta o mueve al contacto de etapa. Al final, un bloque de transferencia pasa el chat al departamento de ventas o a un vendedor puntual.

Sirve cuando las opciones son cerradas: un concesionario que pregunta “¿nuevo o usado?” y “¿de contado o financiado?”, o un instituto que pregunta por el programa y la jornada.

Con el agente de IA: conversación libre

El agente de IA para WhatsApp califica conversando. En su paso Datos y embudo le indicas qué datos debe pedir, en qué embudo trabaja y reglas de etapa escritas en lenguaje natural, por ejemplo: “si dice que quiere comprar en los próximos tres meses y ya tiene el crédito aprobado → etapa Calificado”. El agente evalúa la situación y mueve al cliente. También puede poner una etiqueta cuando el cliente muestra interés real.

Sirve cuando la gente escribe de todo y en desorden: “hola, vi el apartamento de la publicidad, ¿cuánto es la administración? somos cuatro y tenemos un perro”. El agente responde la pregunta y, de paso, guarda los datos.

Paso a paso para calificar leads por WhatsApp

1. 1Define qué es un lead calificado en tu negocio. Escríbelo en una frase, por ejemplo: “quiere comprar en menos de tres meses, en Barranquilla, con presupuesto desde 250 millones”.
2. 2Crea los campos y las etiquetas. En Contactos creas campos personalizados (Presupuesto, Ciudad, Fecha estimada) y etiquetas como “Caliente”, “Tibio” y “Solo información”.
3. 3Arma el embudo. Omniia propone etapas como Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Negociación, Ganado y Perdido, y las puedes cambiar. Lo explicamos en embudo de ventas en WhatsApp.
4. 4Configura el chatbot o el agente. Decide si las preguntas las hace un chatbot de menús o el agente de IA, y conéctalo al canal donde llegan los leads.
5. 5Define a quién llega el lead. Crea el departamento Ventas con sus vendedores. Cuando el lead cumple, el bot transfiere y Omniia reparte el chat entre los vendedores en línea: al azar, de forma equilibrada o en orden.
6. 6Haz seguimiento a los que no respondieron. Una automatización por eventos puede escribirle a quien dejó de responder después de cierto número de horas o crear una tarea para el vendedor. Ideas de textos en mensajes de seguimiento de ventas.
7. 7Revisa cada semana. En el tablero del embudo y en Análisis ves cuántos contactos hay en cada etapa y cuántos llegaron a Ganado. Si casi todos quedan en Calificado y pocos avanzan, tus criterios están muy sueltos.

Ejemplos de calificación por sector

Leads que llegan por anuncios

Si pautas con anuncios que abren WhatsApp y tu número está conectado por la API oficial, Omniia guarda de qué anuncio llegó cada chat. Puedes filtrar la bandeja para ver solo esos chats y, en Análisis → Anuncios, ver cuántos contactos de cada anuncio llegaron a una etapa ganada. Lo explicamos en anuncios click to WhatsApp.

Lo que Omniia no hace

Omniia no le pone un puntaje numérico automático a cada lead (lo que algunas herramientas llaman “lead scoring” por puntos). La calificación se basa en tus criterios: los campos, las etiquetas y la etapa que ponen el chatbot, el agente de IA o el vendedor. La ventaja es que cualquiera del equipo entiende por qué un contacto está en Calificado.