CRM para inmobiliarias que no dejan enfriar un lead.

Por qué se pierden negocios en una inmobiliaria

Una inmobiliaria en Barranquilla publica sus inmuebles en portales, en su sitio web y en anuncios. Los interesados escriben a cualquier hora, casi siempre por WhatsApp, y casi siempre preguntan lo mismo: ¿sigue disponible?, ¿cuánto es la administración?, ¿reciben mascotas?, ¿lo puedo ver el sábado? El volumen no es el problema. El problema es dónde quedan esas conversaciones:

• En el celular personal de cada asesor. Si el asesor se va, se lleva los contactos.
• Sin dueño claro: dos asesores le contestan al mismo interesado, o ninguno.
• Sin seguimiento: quien preguntó el lunes por un apartaestudio no volvió a recibir un mensaje.
• Sin datos: la gerencia no sabe qué portal o qué anuncio trae los negocios que se cierran.

Cómo se arma un CRM para inmobiliarias en Omniia

La inmobiliaria conecta uno o varios números (el de arriendos, el de ventas, el de cada sede) y los atiende desde una sola bandeja. Tener varios números de WhatsApp en un mismo CRM es lo normal en el sector, y cada número puede llevar a su propio departamento.

De dónde llegan los leads y cómo entran

• Anuncios de Meta que abren WhatsApp. Si el número está en la API oficial, la conversación muestra qué anuncio la originó. Más en anuncios click-to-WhatsApp.
• Portales inmobiliarios. Si el portal muestra tu WhatsApp, el interesado escribe directo a la bandeja. Si el portal te avisa por correo, conecta ese buzón como canal: los avisos llegan a la misma bandeja y el asesor le escribe al interesado desde ahí.
• Tu sitio web. El botón de WhatsApp o el chat web lleva cada mensaje a la misma bandeja.
• Formularios y otros sistemas. Con la API y los webhooks (por ejemplo, desde n8n), una automatización recibe el teléfono del interesado, crea el contacto, lo asigna al departamento y le envía una plantilla aprobada.

El día de una asesora, paso a paso

1. 1A las 8:15 entra un mensaje desde un anuncio de apartamentos en arriendo en el norte de la ciudad. El flujo saluda, pregunta con botones si busca arriendo o compra y guarda la zona y el presupuesto en la ficha.
2. 2El chat cae en el departamento “Arriendos norte” y, con el reparto equilibrado, se asigna a la asesora en línea con menos carga. Así funciona la asignación automática de chats.
3. 3La asesora ve el anuncio de origen y lo que respondió el interesado. Contesta con una respuesta rápida con las condiciones de arriendo y le manda las fotos del inmueble.
4. 4Le envía el link de agenda. El interesado escoge el jueves a las 5:00 p. m.; la cita queda en el calendario de la asesora, atada a la ficha, y ella pasa la tarjeta a “Visita agendada”.
5. 5Antes de la visita, la asesora recibe un aviso en la plataforma y en la app móvil.
6. 6Después de la visita deja una nota interna (“le gustó, pide rebaja en el canon”) y una tarea para llamar al propietario el viernes.
7. 7Si el interesado no responde en 48 horas, una automatización le envía una plantilla de seguimiento y, si sigue sin contestar, le crea una tarea a la asesora. Si responde, la automatización se detiene sola.
8. 8Cuando firma, la tarjeta pasa a “Firma de contrato”. Si el lead vino de un anuncio, esa etapa puede enviarle la conversión a Meta con la Conversions API.

Situaciones típicas y cómo se resuelven

Arriendos y ventas no se manejan igual

En arriendo el ritmo es rápido: muchos interesados por inmueble, visitas el mismo día o al siguiente y un estudio antes de firmar. En venta el ciclo es largo: el comprador vuelve después de semanas y la conversación pasa por crédito, avalúo y notaría. Por eso conviene tener dos embudos y, si el volumen lo justifica, dos departamentos:

• Embudo de arriendo: nuevo, visita agendada, estudio, firma de contrato, entregado.
• Embudo de venta: nuevo, visita, oferta, crédito o recursos, promesa de compraventa, escritura.
• Proyectos sobre planos: un departamento por proyecto, con el equipo de su sala de ventas.

Con etapas y etiquetas, el embudo de ventas en WhatsApp muestra cuántos negocios hay en cada paso. Un flujo también puede mover la tarjeta a la primera etapa apenas el interesado escribe, para que ningún lead quede fuera del tablero.

Mensajes de ejemplo

Para Meta, un mensaje que ofrece inmuebles es de marketing y, por la API oficial, va como plantilla aprobada. Las respuestas dentro de las 24 horas siguientes al último mensaje del interesado no la necesitan. Más ejemplos en mensajes de seguimiento de ventas.