Varios números de WhatsApp en un solo CRM, cada uno con su equipo.

Por qué manejar varios números de WhatsApp en un solo CRM

Muchas empresas terminan con varios números de WhatsApp sin planearlo: el de ventas que sale en los anuncios, el de servicio al cliente impreso en la factura, uno por cada sede o el de un asesor que se volvió el contacto de medio mundo. Si cada número vive en un celular distinto, nadie sabe cuántos clientes están esperando en total, no hay reportes y, cuando una persona se va de la empresa, se lleva los chats.

Conectarlos todos a un solo CRM resuelve eso: para el cliente cada número sigue siendo una línea aparte, pero tu equipo los atiende desde la misma bandeja, con las mismas reglas y los mismos reportes.

Cómo funcionan varios números de WhatsApp en Omniia

• Cada número es un canal. Lo conectas en Canales, por la API oficial de WhatsApp o escaneando un código QR desde el celular de esa línea. Puedes mezclar: unos números por API y otros por QR.
• Cada canal tiene un nombre y un departamento. El nombre (“Ventas Bogotá”, “Soporte”, “Sede Envigado”) es el que ve tu equipo en cada chat.
• El departamento decide quién atiende. Los chats de ese número se reparten entre los agentes del departamento, con su modo de asignación automática de chats, su horario, sus festivos y su mensaje de fuera de horario.
• Un agente puede estar en varios departamentos, así que la misma persona puede cubrir dos líneas si hace falta.
• La cantidad de números depende de tu plan, que se cotiza según el tamaño de tu equipo.

Qué ve tu equipo en la bandeja

Todos los números llegan a la misma bandeja unificada de mensajes, pero nada se mezcla:

• Cada fila muestra el nombre del número por el que entró el chat, el departamento y el agente asignado.
• Puedes filtrar por número, por departamento o por agente para trabajar una sola línea.
• Arriba hay una barra con el estado de cada número: conectado, caído o esperando que se escanee el QR. Si una línea por QR se desconecta, lo ves ahí sin revisar el celular.
• En los números por API oficial, el chat te avisa cuando pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente y ya solo puedes escribirle con una plantilla.
• Al empezar una conversación nueva, eliges desde qué número sale el mensaje.

La visibilidad también se separa: los agentes solo ven chats de sus departamentos, cada supervisor ve los departamentos que tiene a cargo y el administrador ve todo. Así, el equipo de la sede de Envigado no ve los chats de la sede de Laureles.

Qué pasa si el mismo cliente escribe a dos de tus números

Omniia lo reconoce como el mismo contacto, porque es el mismo celular. Pero cada número conserva su propia conversación: la de ventas con su asesor y la de soporte con el suyo, cada una con su asignación y su cierre. Lo que comparten es la ficha: las etiquetas, los campos personalizados y las notas internas están en el mismo contacto, así que el asesor de soporte sabe con quién está hablando.

Si tus contactos están repartidos por sede, cuando un cliente vuelve a escribir después de cerrado su chat, la conversación regresa a la sede a la que pertenece ese contacto, salvo que un supervisor la haya transferido a mano. Y si lo pides, activamos que cada sede vea solo sus contactos.

¿Un número con departamentos o varios números?

No siempre hace falta otro número. Compara:

También puedes combinar: un número por sede y, dentro de cada sede, un menú que separe ventas de taller. El menú se arma con el chatbot para WhatsApp.

Lo que dice Meta sobre varios números en la API oficial

Si vas a conectar varios números por la API oficial, hay dos reglas de Meta que conviene conocer, según su documentación para desarrolladores (consultada el 15 de octubre de 2026):

• Cuántos números puedes registrar. Un portafolio comercial nuevo empieza con un tope de dos números registrados, y Meta lo sube a 20 de forma automática cuando el negocio se verifica o cuando alcanza un límite de 2.000 mensajes (números de teléfono en WhatsApp Cloud API). Por eso conviene verificar tu negocio en Meta antes de crecer.
• El límite de mensajes es del portafolio, no de cada número. Meta calcula el límite de mensajes a nivel del portafolio comercial y lo comparten todos sus números, así que sumar números no lo aumenta (límites de mensajes). Lo explicamos en límites de mensajes y calidad en WhatsApp.

Los números por QR no pasan por estas reglas porque no son la conexión oficial de Meta. Antes de decidir cómo conectar cada línea, lee WhatsApp por QR o API oficial.

Paso a paso para conectar varios números en Omniia

1. 1Crea un departamento por cada línea o sede: “Ventas”, “Soporte”, “Sede Norte”.
2. 2En Usuarios, marca a qué departamentos pertenece cada persona y qué supervisor tiene cada uno.
3. 3Conecta cada número en Canales → Nuevo canal, por API oficial o por QR, con un nombre que tu equipo reconozca.
4. 4En el campo Departamento de cada canal, elige el equipo que lo atiende.
5. 5En cada departamento, configura el reparto automático, el horario y el mensaje de fuera de horario.
6. 6Escribe a cada número desde un celular de prueba y revisa que el chat llegue con el nombre y el departamento correctos.

Ejemplo: concesionario con tres sedes

Un concesionario tiene vitrinas en Bogotá, Medellín y Cali, cada una con su número de WhatsApp, y un número aparte para el taller. En Omniia son cuatro canales y cuatro departamentos. Cada sede reparte sus chats entre sus asesores con su propio horario, y el taller atiende de lunes a sábado. El gerente comercial ve todo en Análisis y filtra por sede; cada jefe de sede ve solo la suya. Cuando un cliente de Medellín pregunta por un repuesto en el número de la vitrina, el asesor transfiere el chat al departamento del taller con una nota, sin pedirle que escriba a otro número. Más ideas en WhatsApp para concesionarios.