Correo de Gmail y Outlook en el CRM, junto a tus chats de WhatsApp.

Atender correos de Gmail y Outlook junto a WhatsApp

En muchos negocios el correo y el WhatsApp viven separados: los asesores atienden el WhatsApp y el buzón de servicio lo revisa una sola persona cuando puede. Pasa entonces que el cliente manda por correo los documentos que le pidieron por WhatsApp y nadie los relaciona, o que dos personas le responden lo mismo. Al conectar el correo a Omniia, el buzón se atiende con las reglas de los chats: departamento, asignación, notas internas y cierre.

La vista general de todos los canales juntos está en bandeja unificada de mensajes. Esta página se enfoca en el correo: cómo se conecta, cómo se ve y cómo se une con el WhatsApp de cada cliente.

Tres formas de conectar el correo

Outlook no tiene opción con contraseña. Según Microsoft, la autenticación básica (usuario y contraseña) está desactivada en todas las organizaciones de Exchange Online, también para IMAP y POP (Microsoft Learn, consultado el 15 de octubre de 2026). Por eso Omniia lo conecta con el inicio de sesión de Microsoft.

Gmail también se puede conectar por IMAP, pero con el botón es más fácil. Por IMAP, Google pide una contraseña de aplicación, que solo existe en cuentas con la verificación en dos pasos activada y que puede no estar disponible en cuentas de trabajo o con Protección avanzada (ayuda de Google, consultada el 15 de octubre de 2026).

Cómo se ve un correo dentro del CRM

Cuando la conversación es de correo, la bandeja cambia de vista: en vez de burbujas, cada correo es una tarjeta con remitente, destinatarios, copias, fecha, cuerpo y adjuntos, y los anteriores quedan plegados. Los hilos se agrupan por asunto. Por privacidad, las imágenes externas no se cargan hasta que tocas “Mostrar imágenes”.

• Para escribir: Responder, Responder a todos, Reenviar o un correo nuevo, con Para, CC, CCO, asunto, formato básico y adjuntos. Ctrl+Enter envía.
• Desde tu dirección: las respuestas salen del buzón conectado, con el “Re:” y en el hilo del último correo de esa persona, así que en su Gmail o su Outlook se ven como una respuesta normal. Eliges el nombre del remitente y una firma.
• Lo que no entra: tus propios correos, las respuestas automáticas y los remitentes “no-reply”. Con el filtro de correos masivos encendido (viene así), tampoco boletines, listas de correo ni, en Gmail, las pestañas Promociones, Social, Notificaciones y Foros. La pantalla del canal te dice cuántos correos automáticos dejó afuera.
• Desde cuándo: al conectar, solo entran los correos nuevos. Omniia no importa el buzón viejo.
• Tamaños: cada adjunto que llega puede pesar hasta 25 MB. Por Outlook, cada correo que envías puede pesar hasta 4 MB contando los adjuntos.

Un historial por persona aunque escriba por correo y por WhatsApp

Lo que diferencia al correo dentro de un CRM de un buzón compartido es el contacto. En Omniia cada canal sigue siendo su propia conversación, con su asesor y su cierre, pero la persona es una: en la bandeja ocupa una fila con los íconos de sus canales, y adentro hay una pestaña por canal. Se unen de tres formas:

1. 1Sola, por la dirección: si el correo llega de una dirección que ya está en el campo de correo de la ficha de un contacto, entra a ese contacto.
2. 2Desde el chat de WhatsApp: con “Enviar correo” en el panel del contacto, Omniia guarda la dirección en la ficha y abre la conversación de correo ya unida a esa persona, en el mismo departamento del chat.
3. 3A mano: un administrador o un supervisor usa “Vincular con otro contacto” para juntar dos fichas que son la misma persona. Las conversaciones, notas, citas, etiquetas y etapas del embudo pasan a una sola ficha. La unión no se deshace, así que conviene revisarla antes.

Dos reglas ahorran trabajo. Si la persona escribe por correo mientras un asesor la atiende por WhatsApp, el correo nuevo va a ese mismo asesor. Y cuando cierras desde la bandeja, se cierran todas las pestañas abiertas de esa persona. El reparto por departamento funciona como en los chats: lo explicamos en asignación automática de chats.

Para qué sirve el correo dentro del CRM

• Documentos y soportes: contratos, facturas y certificados que el cliente prefiere enviar por correo quedan en su misma ficha.
• Solicitudes formales: las quejas y peticiones que llegan por correo se atienden con la misma trazabilidad que las de WhatsApp. Ver cómo atender PQRS por WhatsApp.
• Clientes empresariales: proveedores y compradores corporativos que escriben desde su correo de trabajo, con copia a varias personas.
• Buzones compartidos: servicio@ o ventas@ atendidos por varios asesores, cada uno con su usuario, sin repartir la contraseña del buzón.

Lo que no hace: el canal de correo es para atender uno a uno. Omniia no envía campañas masivas por correo; las campañas salen por WhatsApp con plantillas aprobadas por Meta o con SMS masivos.

Ejemplo: agencia de seguros en Bogotá

Los clientes cotizan el seguro del carro por WhatsApp con un asesor. Para expedir la póliza, el asesor toca “Enviar correo” desde el chat y le pide los documentos; el cliente responde desde su correo con los adjuntos, y la respuesta aparece en la misma fila, en la pestaña de correo, con el mismo asesor. Las reclamaciones que llegan al buzón de siniestros entran por otro canal de correo, asignado al departamento de Siniestros, que las atiende con sus propios tiempos de respuesta y los mide como explicamos en cómo supervisar a tus agentes. Más ideas para el sector en WhatsApp para aseguradoras.

Cómo conectar tu correo, paso a paso

1. 1En Omniia, entra a Canales → Nuevo canal → Correo, ponle un nombre y elige el departamento que atiende ese buzón.
2. 2Elige Gmail, Outlook / Microsoft 365 u Otro (IMAP/SMTP) y conecta la cuenta.
3. 3Escribe el nombre del remitente y, si quieres, una firma.
4. 4Deja encendido el filtro de correos masivos, salvo que necesites ver boletines en la bandeja.
5. 5Completa el correo en las fichas de tus clientes frecuentes, para que lo que escriban por correo se una solo a su WhatsApp.
6. 6Envíate un correo de prueba desde otra cuenta y respóndelo desde Omniia.