Integra WhatsApp con HubSpot y mantén cada ficha al día.

Primero: ¿el WhatsApp de HubSpot o un CRM de WhatsApp conectado?

Según la documentación de HubSpot (actualizada el 21 de julio de 2026 y consultada el 15 de octubre de 2026), WhatsApp se conecta a su bandeja de conversaciones con Marketing Hub o Service Hub en los planes Professional o Enterprise, usando una cuenta de WhatsApp Business. Si tu equipo ya paga ese plan y solo necesita responder desde la ficha del contacto, es la opción más directa: todo queda dentro de HubSpot.

Conectar Omniia tiene sentido en otros casos: cuando varios asesores atienden por departamento con asignación automática de chats, cuando necesitas números por QR y por la API oficial en la misma bandeja, cuando quieres un agente de IA que responda con tus documentos, o llamadas y agenda en el mismo lugar, o cuando solo una parte de la empresa usa HubSpot. Ten en cuenta que, según la misma página de HubSpot, el número que conectes allá no puede estar conectado a otra cuenta de WhatsApp: un mismo número vive en una herramienta o en la otra.

Qué sincronizar entre WhatsApp y HubSpot

La cuarta fila usa una pieza que no es un webhook: las automatizaciones de Omniia pueden dispararse cuando un contacto entra a una etapa del embudo de ventas y, como paso, avisar a una URL tuya con los datos del contacto y sus campos.

El teléfono, la llave que HubSpot no usa

El primer obstáculo es técnico y conviene saberlo antes de empezar. En HubSpot, el identificador único de un contacto es el correo: así lo dice su documentación de la API de contactos, y el teléfono es una propiedad más. En WhatsApp pasa lo contrario: lo único seguro es el número. Por eso, antes de crear un contacto en HubSpot, hay que buscarlo por teléfono con su API de búsqueda (POST /crm/objects/2026-09/contacts/search), con la operación Search contacts del nodo de HubSpot en n8n o con la acción Find Contact de Zapier, y crearlo solo si no aparece.

Dos costumbres evitan los duplicados. Guarda los teléfonos en HubSpot siempre en el mismo formato, con +57. Y cuando encuentres o crees el contacto, guarda su id de HubSpot en un campo personalizado de Omniia (créalo antes en Contactos → Campos personalizados) con PATCH /api/v1/contacts/by-phone/:phone. La próxima vez, tu flujo lee ese campo con GET /api/v1/contacts/:id y va directo a la ficha correcta.

Paso a paso: una nota en HubSpot por cada chat cerrado

1. 1En Omniia, en Ajustes → API, crea una clave para n8n y una suscripción con el evento conversation.closed que apunte al nodo Webhook de n8n.
2. 2En n8n, con el conversationId del evento, pide los últimos mensajes con GET /api/v1/conversations/:id/messages (limit=30, por ejemplo) y arma un texto: qué preguntó el cliente, qué se le respondió, quién atendió y el motivo de cierre.
3. 3Encuentra el contacto en HubSpot, por el id guardado en Omniia o buscándolo por teléfono.
4. 4Crea la nota con la API de notas de HubSpot y asóciala al contacto. Según su documentación de notas, hs_timestamp es obligatoria y hs_note_body admite hasta 65.536 caracteres.

curl -X POST https://api.hubapi.com/crm/objects/2026-09/notes \
  -H "Authorization: Bearer <tu-token-de-acceso-de-hubspot>" \
  -H "Content-Type: application/json" \
  -d '{
    "properties": {
      "hs_timestamp": "2026-10-15T16:20:00Z",
      "hs_note_body": "WhatsApp (Omniia), atendió Natalia. Preguntó por el crédito para el usado de la sede norte; se le enviaron los requisitos. Cierre: resuelto."
    },
    "associations": [{
      "to": { "id": "<id-del-contacto-en-hubspot>" },
      "types": [{ "associationCategory": "HUBSPOT_DEFINED", "associationTypeId": 202 }]
    }]
  }'

Si no quieres escribir la petición, el nodo de HubSpot en n8n tiene la operación Create an engagement y Zapier tiene la acción Create Engagement, que sirven para lo mismo.

De HubSpot a WhatsApp: avisar cuando un negocio cambia de etapa

Ejemplo: un concesionario con tres sedes mueve el negocio a “Crédito aprobado” en HubSpot y quiere que el cliente reciba un WhatsApp con el siguiente paso, y que el chat quede con el vendedor dueño del negocio. En Zapier, el disparador Updated Deal Stage detecta el cambio; en n8n, el nodo HubSpot Trigger escucha los cambios de propiedad de los negocios. La herramienta trae el teléfono del contacto asociado y el correo del propietario del negocio, busca ese correo en GET /api/v1/agents de Omniia (devuelve el id y el correo de cada asesor) y envía la plantilla con POST /api/v1/messages y assignedUserId. Así la respuesta del cliente le llega a ese vendedor.

HubSpot también puede llamar a una URL desde un workflow con la acción “Send a webhook” (enviar un webhook), pero según su base de conocimiento (actualizada el 16 de septiembre de 2026) esa acción está disponible con Data Hub Professional o Enterprise. Y como Omniia espera un JSON con una forma precisa, lo práctico es que el aviso pase por n8n, Zapier o Make, que lo arman. Cómo se configura cada herramienta está en WhatsApp con n8n, Zapier o Make, y los campos de cada ruta en la guía de la API y los webhooks.

Lo que no se puede hacer

• No hay app de Omniia en el marketplace de HubSpot ni sincronización automática de contactos en los dos sentidos. Cada dato que viaja es un paso que tú configuras.
• Las conversaciones no aparecen en la bandeja de HubSpot. A HubSpot llegan las notas y propiedades que tu integración escribe.
• Desde HubSpot no se responde un chat de Omniia. La respuesta se da en Omniia, en la web o en la app móvil.
• Las etiquetas y etapas de Omniia no se copian solas. Si quieres reflejarlas, usa automatizaciones con el paso “Avisar a otro sistema”.