WhatsApp y Google Calendar: una sola agenda en los dos lados.

Qué hace la integración de WhatsApp con Google Calendar

Muchos negocios agendan por WhatsApp pero viven en Google Calendar: ahí miran su día y ahí están las reuniones internas. Si las dos agendas no se hablan, alguien agenda por WhatsApp a la misma hora de una reunión que solo estaba en Google. Omniia une las dos con tu cuenta de Google, sin herramientas en el medio.

Lo que la agenda hace por sí sola (horarios, recordatorios, citas desde un flujo) está en agendar citas por WhatsApp. Aquí va lo que cambia cuando conectas Google.

Un calendario para la empresa o uno por asesor

Lo primero que decides, en Calendario → Configuración → Google Calendar, es el modo:

En el modo de empresa, Omniia te ofrece crear un calendario aparte con el nombre de la marca, para que las citas no se mezclen con la agenda personal de la cuenta; también puedes elegir uno que ya tengas. En el modo por usuario, el administrador ve qué asesores ya conectaron su Google.

Qué sube a Google y qué baja a Omniia

• De Omniia a Google: cada cita que se crea, se mueve o se cancela, venga del calendario, del link de reserva, del nodo Cita de un flujo o del agente de IA para WhatsApp. Sube en menos de un minuto con el título, la hora en la zona horaria de tu empresa, la ubicación y una descripción con el nombre y el celular del contacto, el asesor y el departamento.
• De Google a Omniia: lo que creas, mueves o cancelas en ese calendario entra en pocos minutos como un evento interno, con una franja verde y la marca “Desde Google”. Se puede editar desde Omniia y el cambio vuelve a Google. Los eventos que se repiten entran como citas sueltas, y los de todo el día ocupan el día entero.
• Si mueves en Google una cita que nació en Omniia, la hora cambia también en Omniia y el recordatorio se reprograma. Al cliente no le llega un aviso de ese cambio: escríbele tú.
• Al conectar, Omniia trae de Google los eventos de los últimos 7 días y de los próximos 90, y sube sus citas de ayer en adelante. No vuelca años de agenda vieja.

El cliente no recibe una invitación de Google: la cita le llega por WhatsApp. Ten en cuenta que su nombre y su celular quedan en la descripción del evento, así que los ve cualquiera con acceso a ese Google Calendar. Revisa con quién lo compartes, sobre todo si manejas datos de salud.

Disponibilidad: lo que está en Google ocupa la agenda

La agenda de Omniia ofrece horarios según lo que configuraste: días y horas de atención, duración de cada cita, cuántas citas caben a la misma hora, la antelación mínima y los festivos. Con Google conectado se suma una regla: lo que ya está en Google cuenta.

En el modo de empresa, el interruptor Lo agendado en Google cierra la franja decide qué pasa con una reunión creada en Google. Encendido (viene así), esa franja deja de ofrecerse a los clientes. Apagado, la reunión cuenta como una cita más, algo útil si atiendes varias citas a la vez y la reunión solo ocupa a una persona. Si en Google invitas a alguien del equipo con el correo con el que entra a Omniia, el evento le queda asignado y le ocupa su agenda.

En el modo por usuario, lo que cada asesor tiene en su Google lo bloquea solo a él: el link de reserva dirigido a ese asesor no ofrece la hora de su reunión con un proveedor, aunque el resto del equipo esté libre.

Google Meet en cada cita virtual

Con Reuniones virtuales con Google Meet encendido, nadie tiene que pegar un link: el de Meet se crea al guardar la cita virtual. Pasa igual cuando el cliente reserva desde su link, y la confirmación que le llega por WhatsApp trae el link de la reunión. En el texto del recordatorio también puedes incluirlo con la variable {{cita.link}}.

Desde un chat, el botón de reunión tiene la opción Reunión ahora con Google Meet: crea la sala y deja el link en el cuadro de mensaje, listo para enviar. Sirve para una asesoría que se resuelve mejor viéndose, sin agendar nada.

El link para agendar y los recordatorios

El link de reserva es personal: se genera para un contacto y lo lleva a una página donde elige día y hora entre los horarios libres, sin crear cuenta. Lo generas en Calendario → Link de reserva, desde un flujo con el nodo Cita (“Enviar link de reserva”) o en una campaña, como variable o como botón de la plantilla. Vale 30 días, y con el mismo link el cliente reprograma o cancela. La cita queda para el asesor o el departamento que elegiste al crearlo.

Antes de la cita salen dos avisos: un recordatorio por WhatsApp al cliente (por defecto, 24 horas antes) y un aviso en la aplicación y en el celular del asesor (por defecto, 30 minutos antes). Ideas para el texto en mensajes de recordatorio de citas.

Ejemplo: centro de fisioterapia en Pereira

La recepcionista agenda por WhatsApp para tres fisioterapeutas, con el modo de empresa. Cada cita queda en el Google Calendar del centro y el fisioterapeuta asignado la recibe como invitado en su propio Google. Cuando la directora bloquea en Google la tarde del jueves para una capacitación, esa franja deja de aparecer en los links de reserva. Los controles a distancia salen con link de Meet en la confirmación, y como el centro atiende por un número QR, los recordatorios del día anterior llegan siempre. Más ideas para el sector en WhatsApp para clínicas.

Cómo conectar Google Calendar, paso a paso

1. 1En Omniia, entra a Calendario → Configuración y revisa primero el horario de atención, la duración de las citas y los festivos.
2. 2En la sección Google Calendar, elige el modo: uno para toda la empresa o cada usuario el suyo.
3. 3Modo de empresa: un administrador conecta la cuenta de Google del negocio, acepta los permisos y elige o crea el calendario. Modo por usuario: cada asesor entra a Calendario y toca Mi Google Calendar.
4. 4Decide los interruptores: invitar al asesor asignado, si lo agendado en Google cierra la franja y si las citas virtuales usan Google Meet.
5. 5Crea una cita de prueba en Omniia y búscala en Google; luego crea un evento en Google y revisa que aparezca en Omniia con la franja verde.

Si alguien cambia la contraseña de esa cuenta o le quita el acceso a Omniia desde Google, la sincronización se detiene y el calendario les muestra a los administradores un aviso en rojo para volver a conectar. Para medir si los recordatorios están sirviendo, revisa cómo reducir inasistencias con recordatorios por WhatsApp.