Mensajes de recordatorio de citas por WhatsApp: 20 plantillas
Un buen mensaje de recordatorio de citas por WhatsApp dice qué, cuándo y dónde, y deja una salida fácil para confirmar o cambiar la hora. Aquí tienes 20 plantillas listas para copiar, agrupadas por momento (recordatorio, confirmación, reprogramación y “no asististe”) y pensadas para consultorios, centros de estética, talleres y asesorías, con la categoría de Meta que le corresponde a cada grupo.
Qué debe tener un recordatorio de cita por WhatsApp
Un recordatorio sirve si la persona entiende en cinco segundos qué cita tiene, cuándo y dónde, y qué hacer si no puede ir. Todo lo demás sobra. Revisa que el tuyo tenga:
- Nombre de la persona y del negocio, para que sepa quién le escribe sin abrir el perfil.
- Servicio y profesional: “control de ortodoncia con la Dra. Restrepo” es más claro que “tu cita”.
- Día de la semana, fecha y hora con a. m. o p. m.: “martes 20 de octubre a las 3:00 p. m.”.
- Dirección o enlace de la videollamada, y la sede si tienes varias.
- Una salida fácil para confirmar, cambiar o cancelar sin tener que llamar.
- La preparación, solo si aplica: ayuno, documentos, llegar antes o traer la tarjeta de propiedad del carro.
Sobre el momento: un recordatorio el día anterior deja tiempo para reprogramar y darle el espacio a otra persona; uno el mismo día, unas horas antes, ayuda con las citas tempranas y con quienes agendaron con semanas de anticipación. Elige según tu agenda y no mandes más de dos por cita.
Plantillas de recordatorio de cita para el día anterior
Cambia las variables entre llaves por los datos de cada cita. Si usas una plataforma, esas variables se llenan solas con la información del contacto y de la agenda.
Hola {{nombre}}, te recordamos tu cita de odontología mañana {{fecha}} a las {{hora}} con la Dra. {{profesional}}, en {{direccion}}. Si necesitas cambiarla, responde este mensaje y te ayudamos.
Hola {{nombre}}, tu cita de {{especialidad}} es mañana {{fecha}} a las {{hora}}. Llega 15 minutos antes con tu documento de identidad y la orden médica. Si no puedes asistir, avísanos por aquí.
Hola {{nombre}}, te esperamos mañana a las {{hora}} para tu {{servicio}} con {{profesional}}. Te recomendamos venir sin maquillaje y con el cabello recogido. ¿Nos confirmas que vienes?
Hola {{nombre}}, te recordamos tu turno de mañana a las {{hora}} en la sede {{sede}}. Si se te cruza algo, avísanos y te buscamos otro espacio.
Hola {{nombre}}, mañana {{fecha}} a las {{hora}} te esperamos en el taller para la revisión de tu {{vehiculo}} de placa {{placa}}. Trae la tarjeta de propiedad. El servicio toma cerca de {{duracion}}.
Hola {{nombre}}, te recordamos la asesoría de mañana a las {{hora}} con {{asesor}}. Será por videollamada en este enlace: {{link_reunion}}. Ten a mano {{documentos}} para aprovechar el tiempo.
Hola {{nombre}}, hoy a las {{hora}} es tu cita en {{negocio}}. Estamos en {{direccion}}, aquí está el mapa: {{link_mapa}}. ¡Te esperamos!
Mensajes para pedir la confirmación de la cita
Pedir una respuesta concreta (“sí” o “cambiar”) convierte el recordatorio en un dato: sabes quién viene y a quién llamar. Por la API oficial puedes poner botones de respuesta en la plantilla para que la persona confirme con un toque.
Hola {{nombre}}, ¿nos confirmas tu cita del {{fecha}} a las {{hora}}? Responde SÍ para confirmar o CAMBIAR si necesitas otra hora.
Gracias, {{nombre}}. Tu cita quedó confirmada para el {{fecha}} a las {{hora}}. Si algo cambia, escríbenos por aquí.
Listo, {{nombre}}: tu cita de {{servicio}} quedó para el {{fecha}} a las {{hora}} en {{sede}}. Si necesitas cambiarla, responde este mensaje.
Hola {{nombre}}, aún no tenemos confirmada tu cita de hoy a las {{hora}}. ¿Sigues pudiendo venir? Si no, te ayudamos a moverla y le damos el espacio a otra persona.
Plantillas para reprogramar o cancelar una cita
Cuando alguien pide mover la cita, la respuesta más útil trae opciones concretas. Y cuando quien necesita moverla eres tú, avisa apenas lo sepas y propón una alternativa.
Claro, {{nombre}}. Para {{servicio}} tenemos estos espacios: {{opcion_1}}, {{opcion_2}} o {{opcion_3}}. ¿Cuál te sirve?
Hola {{nombre}}, puedes elegir una nueva hora para tu cita en este enlace: {{link_agenda}}. Apenas la escojas, te llega la confirmación por aquí.
Hola {{nombre}}, te escribimos de {{negocio}}. {{profesional}} tuvo un imprevisto y no podrá atender el {{fecha}}. Te proponemos el {{nueva_fecha}} a las {{nueva_hora}}. ¿Te sirve o prefieres otro horario?
Listo, {{nombre}}, cancelamos tu cita del {{fecha}}. Cuando quieras agendar de nuevo, escríbenos por aquí.
Mensajes para cuando la persona no asistió
El mensaje de “no asististe” no es un regaño: su objetivo es recuperar la cita. Pregunta si todo está bien, ofrece una nueva fecha y, si tienes una política de cancelación, menciónala con tono neutro.
Hola {{nombre}}, hoy te esperábamos a las {{hora}} para tu {{servicio}} y no alcanzamos a verte. ¿Todo bien? Si quieres, te ayudamos a agendar otra fecha.
Hola {{nombre}}, hoy no pudimos verte en tu cita de {{especialidad}}. Para tu tratamiento es mejor no dejar pasar mucho tiempo entre controles. Responde este mensaje y te damos una nueva cita.
Hola {{nombre}}, notamos que no llegaste a tu cita del {{fecha}}. Te recordamos que las citas se pueden cancelar o mover hasta {{horas}} horas antes. ¿Quieres que te agendemos de nuevo?
Hola {{nombre}}, hoy teníamos reservado el espacio para tu {{vehiculo}} y no alcanzaste a llegar. ¿Te agendamos otro día de esta semana?
Hola {{nombre}}, te esperamos en la videollamada de las {{hora}} y no logramos conectarnos. Si tuviste un inconveniente, dinos qué día te queda mejor y la movemos.
Qué categoría de plantilla de Meta le corresponde a cada mensaje
Si atiendes por la API oficial y el cliente no te ha escrito en las últimas 24 horas, solo puedes escribirle con una plantilla aprobada por Meta, y cada plantilla lleva una categoría: marketing, utilidad o autenticación. Dentro de la ventana de servicio de 24 horas, que se abre cuando el cliente te escribe o te llama, puedes responder con texto libre. Así quedan los mensajes de este artículo:
| Mensajes | Categoría fuera de la ventana de 24 h | Por qué |
|---|---|---|
| Recordatorios, pedidos de confirmación y avisos de cambio que tú envías primero (1 a 8, 10, 11, 13 y 14) | Utilidad | Hablan de una cita que la persona pidió y no promocionan nada. |
| “No asististe” con oferta de nueva fecha (16 a 20) | Utilidad, si no llevan promociones | Siguen hablando de la cita perdida. Con un descuento o una oferta, pasan a marketing. |
| Respuestas a alguien que te acaba de escribir (9, 12 y 15) | No necesitan plantilla | Van como mensaje de servicio, con texto libre. |
Para saber cuánto te costaría recordar todas las citas del mes, usa la calculadora de costos de la API de WhatsApp. Si quieres entender las tres categorías a fondo, lee qué son las plantillas de WhatsApp y sus categorías.
Cómo enviar recordatorios de citas con Omniia
En Omniia, la agenda de citas por WhatsApp envía un recordatorio automático a cada cliente. Tú escribes el texto con variables (nombre, cita, fecha y hora) y eliges con cuánta anticipación sale; por defecto, 24 horas antes. El cliente también puede agendar solo, con un link público donde elige día y hora; con ese mismo link reprograma o cancela, y la confirmación le llega por WhatsApp.
Hay un detalle que conviene saber antes de configurarlo: el recordatorio sale como mensaje de texto, no como plantilla. Por eso:
- Si tu número está conectado por código QR, el recordatorio llega siempre.
- Si está en la API oficial, llega solo cuando el cliente escribió en las últimas 24 horas. Si agendó hace una semana y no ha vuelto a escribir, Meta no lo entrega.
La agenda también se conecta con Google Calendar y crea la reunión de Google Meet para las citas virtuales. Si tu negocio es de salud, mira WhatsApp para clínicas y consultorios, y para el panorama completo, cómo reducir las inasistencias con recordatorios.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo antes se envía un recordatorio de cita por WhatsApp?
Lo más común es el día anterior, porque deja tiempo para reprogramar y ofrecer el espacio a otra persona. Para citas muy tempranas o agendadas con semanas de anticipación, suma uno el mismo día, unas horas antes. Más de dos recordatorios por cita suelen sobrar.
¿Un recordatorio de cita es una plantilla de utilidad o de marketing?
De utilidad, siempre que hable solo de la cita y no promocione nada. Si le agregas una oferta o un descuento, Meta la clasifica como marketing, que en Colombia cuesta bastante más por mensaje.
¿Qué hago si el cliente no responde el recordatorio?
Envía un solo mensaje más pidiendo confirmación y, si sigue sin responder, llámalo. Escribirle varias veces por chat no suele cambiar el resultado y puede llevar a que te bloquee.
¿Los recordatorios de Omniia llegan por la API oficial?
Salen como mensaje de texto. Por código QR llegan siempre; por la API oficial llegan solo si el cliente escribió en las últimas 24 horas, porque fuera de esa ventana Meta exige una plantilla aprobada.
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