WhatsApp para restaurantes con domicilios en todas tus sedes.

Lo que pasa en el WhatsApp de un restaurante a la hora del almuerzo

Entre las 12:00 y las 2:00 de la tarde, el celular del restaurante recibe a la vez pedidos, preguntas por el menú del día y reclamos por un domicilio que se demora. Lo que suele salir mal:

• Un solo celular en la caja: quien cobra en el mostrador es el mismo que responde WhatsApp. Cuando hay fila, los chats esperan.
• Pedidos en la sede equivocada: el cliente escribe al número de siempre, pero vive en la zona que cubre otra sede, y alguien tiene que pasar los datos a mano.
• “¿Están abiertos?” el lunes festivo, a las 10 de la noche o el domingo temprano. Sin una respuesta clara, el cliente pide en otro lado.
• La carta se manda veinte veces al día, foto por foto, y a veces la versión vieja con precios desactualizados.
• Reservas en un cuaderno o en el chat personal del administrador, sin confirmación.
• Reclamos sin seguimiento: “llegó frío”, “faltó la gaseosa”. Nadie sabe si alguien respondió.

WhatsApp para restaurantes con Omniia: un día de servicio

Ejemplo: un restaurante de comida casera con dos sedes en Bogotá, Chapinero y Cedritos, cada una con dos personas atendiendo domicilios, y un solo número de WhatsApp para las dos.

1. 1Antes de abrir, el administrador actualiza la respuesta rápida “Menú del día” con la foto del día. El equipo entra a Omniia desde el computador de la caja o desde la app móvil.
2. 211:45 a. m. Un cliente escribe “buenas, ¿qué hay de almuerzo?”. El chatbot para WhatsApp le envía la carta y tres botones: “Pedir domicilio”, “Reservar” y “Otra consulta”.
3. 311:46 a. m. El cliente toca “Pedir domicilio”. El bot le pregunta con botones qué sede le queda más cerca y cuál es su dirección, y pasa el chat al departamento de esa sede.
4. 411:47 a. m. El chat entra a Cedritos y la asignación automática de chats se lo entrega a la persona en turno con menos carga. Ella ve en el chat la dirección que el cliente ya escribió, le manda el menú del día con una respuesta rápida, toma el pedido y confirma el valor.
5. 512:30 p. m. Sale el domiciliario. La cajera envía la respuesta rápida “Tu domicilio va en camino”.
6. 61:15 p. m. Un cliente de Chapinero escribe que faltó la bebida. La cajera transfiere el chat al administrador con una nota interna; él lo resuelve y cierra la conversación. Al cerrar, sale la encuesta de satisfacción por WhatsApp.
7. 79:30 p. m. Las sedes ya cerraron. Quien escribe recibe el aviso de fuera de horario con la hora en que vuelven a abrir, y el chat queda marcado para que lo tomen en la mañana.

Situación → cómo se resuelve

Domicilios: qué hace el bot y qué hace tu equipo

Conviene separar las dos partes. El bot sirve para lo repetitivo: saludar, mostrar la carta, decir el horario, preguntar la sede y la dirección. Tu equipo confirma el pedido, porque ahí aparecen los cambios (“sin cebolla”, “la mitad de arroz”), el valor del domicilio y el medio de pago. Omniia no toma pedidos con pago automático: el cobro lo sigues haciendo contraentrega, por transferencia o con el datáfono del domiciliario.

Si quieres que la IA conteste preguntas abiertas (“¿el ajiaco trae pollo?”, “¿tienen opciones vegetarianas?”), carga la carta y las preguntas frecuentes como base de conocimiento del agente de IA. Cuando el cliente está listo para pedir, el agente pasa el chat a la sede.

Las respuestas rápidas para atención al cliente pueden ser de toda la empresa, de un departamento o personales, y llevar un archivo: la carta en PDF, la foto del menú del día o el mapa de cobertura de cada sede.

Reservas: dos formas de manejarlas

• Con la agenda de Omniia: defines la duración de cada franja y cuántas reservas caben al mismo tiempo, y el cliente elige día y hora desde un link de agenda por WhatsApp. Los festivos que no abres no aparecen. La agenda puede enviar un recordatorio antes de la reserva; sale como mensaje de texto, así que por conexión QR llega siempre y por la API oficial solo si el cliente escribió en las últimas 24 horas.
• Con el bot y la sede: el bot pregunta fecha, hora, número de personas y sede, y pasa el chat a esa sede para que confirme. Conviene si cada sede maneja cupos distintos, porque la capacidad de la agenda es una sola para toda la empresa.

Mensajes listos para tu restaurante

Los dos primeros los envía Omniia solo; en la respuesta rápida, los datos entre llaves los completa la persona que atiende antes de enviar. Para el saludo inicial hay más ideas en mensajes de bienvenida y ausencia.

Para que te escriban desde la mesa o desde el empaque del domicilio, crea un código con el generador de QR de WhatsApp y ponlo en la carta o en la bolsa.