CRM para WhatsApp en Colombia que entiende festivos, sedes y habeas data.

Qué revisar en un CRM para WhatsApp si tu empresa está en Colombia

Casi todos los CRM para WhatsApp ofrecen bandeja compartida, bots y campañas. La diferencia está en el día a día: el lunes festivo en que el bot dice “estamos atendiendo”, la campaña que sale un domingo, la base de contactos sin autorización o el asesor de una sede que ve los chats de otra. Si todavía estás entendiendo qué hace un CRM para WhatsApp, empieza por ahí; si ya lo tienes claro, esta tabla resume qué revisar.

Horarios de atención con los festivos de Colombia

Colombia tiene festivos fijos, otros que se trasladan al lunes y otros que dependen de la Semana Santa, así que las fechas cambian cada año. Un CRM que no los conoce responde como si fuera un día normal, asigna chats a asesores que no están y deja salir campañas cuando nadie va a contestar.

En Omniia, la empresa elige en la configuración de horarios si cierra en festivos, cuáles sí trabaja y qué días propios cierra, por ejemplo el 24 y el 31 de diciembre. Omniia calcula los festivos de cada año y trata el día cerrado como fuera de horario en los departamentos, los flujos del chatbot, la agenda y las campañas. Si alguien escribe ese día, recibe un mensaje automático que le dice cuándo vuelves a atender: si el lunes es festivo, el aviso habla del martes.

Un consultorio odontológico en Medellín, por ejemplo, puede cerrar los festivos en el área de citas y dejar abierta la línea de urgencias, que es otro departamento con su propio horario. Y si mides tiempos de respuesta, el SLA puede contar solo las horas hábiles de cada departamento y saltarse los festivos.

Conexión por QR o por la API oficial de Meta

Hay dos formas de conectar WhatsApp a Omniia, y las dos llegan a la misma bandeja:

• Por código QR. Escaneas el código con el celular del negocio, como en WhatsApp Web, y el equipo atiende desde Omniia. Es rápido para empezar, pero no es la API oficial: WhatsApp puede bloquear el número, sobre todo si se usa para envíos masivos. Por eso en Omniia las campañas masivas no salen por QR.
• Por la API oficial de Meta. Es la vía para enviar plantillas aprobadas, escribirle primero a un cliente y lanzar campañas. Meta cobra por cada mensaje entregado.

Muchos negocios usan las dos: la API para campañas y avisos, y un número por QR para atención. En WhatsApp por QR o API oficial están los riesgos y los casos de uso de cada una.

Lo que cobra Meta, en pesos colombianos

El CRM y los mensajes se pagan por separado. Con la API oficial, Meta le cobra los mensajes a la cuenta de WhatsApp Business de tu empresa, según la categoría del mensaje y el país del número que lo recibe. Desde el 1 de abril de 2026, el peso colombiano es una de las monedas en que Meta puede facturar. Las tarifas, lo que es gratis y los requisitos están en API de WhatsApp Business en Colombia, y puedes estimar tu gasto del mes con la calculadora de costos de la API.

Habeas data desde el primer chat

La Ley 1581 de 2012 pide la autorización previa, expresa e informada de cada persona para tratar sus datos, y que puedas demostrarla. En un CRM eso se traduce en tres cosas: saber quién autorizó, poder dejar por fuera a quien no lo hizo y limitar quién ve y exporta la base.

• Registra la autorización con una etiqueta y un campo de fecha en el contacto.
• Arma las campañas solo con quienes tienen esa etiqueta y excluye a quien pidió no recibir mensajes.
• Define quién ve qué con los roles (dueño, administrador, supervisor y agente) y la visibilidad por departamento. Supervisores y agentes no pueden exportar contactos a menos que les des ese permiso.

El paso a paso, con lo que dicen la ley, su decreto reglamentario y la Ley 2300 de 2023 sobre horarios, está en habeas data y autorización para escribir por WhatsApp.

Sedes y departamentos que no se pisan

Piensa en un concesionario con tres sedes y un solo número de WhatsApp. Cada sede es un departamento con su horario, sus asesores y sus reglas. El chatbot pregunta de qué sede es el cliente y pasa el chat al departamento correcto; dentro de él, Omniia reparte los chats al azar, de forma equilibrada o en orden, solo entre los asesores en línea, y quien está en pausa no recibe chats nuevos.

Cada asesor ve los chats que tiene asignados, los que le compartieron y los pendientes de su sede. Si un cliente de Bogotá escribe por un carro que está en la sede de Chía, el asesor transfiere el chat con una nota interna y el colega recibe todo el historial. Así funciona la asignación automática de chats.

Campañas en hora de Colombia

Las campañas por la API oficial salen con plantillas aprobadas por Meta y con una ventana de envío: eliges los días, la franja horaria y la zona horaria, y puedes pedir que salten los festivos. Si la campaña llega al final de la franja, espera al siguiente día permitido. Eso te ayuda a respetar los horarios que la Ley 2300 de 2023 fija para los mensajes publicitarios. Más detalles en envíos masivos por WhatsApp.

Cómo empezar con Omniia

1. 1Crea tu cuenta: tienes 1 semana gratis, sin tarjeta y sin permanencia.
2. 2Conecta tu número por QR o por la API oficial. Si necesitas ayuda con Meta, te acompañamos por WhatsApp.
3. 3Crea los departamentos o sedes, con sus horarios y la opción de cerrar en festivos.
4. 4Invita a tu equipo, asigna los roles y elige cómo se reparten los chats.
5. 5Importa tus contactos desde Excel con la etiqueta de autorización y arma tu embudo de ventas.
6. 6Prepara respuestas rápidas para las preguntas de siempre y, si quieres, un chatbot de bienvenida.