CRM para abogados y despachos que cuidan cada consulta.

Por qué un despacho necesita un CRM para abogados

Piensa en un despacho en Bucaramanga con cinco abogados: dos en laboral, uno en familia, uno en civil y el socio, que lleva lo penal. El número del despacho está en Google, en la tarjeta y en la puerta, y por ahí entra de todo: personas que piden una consulta, clientes que preguntan cómo va su proceso, la contraparte que quiere conciliar, alguien que manda la foto de una notificación a las 9 de la noche. Cuando ese número vive en el celular de la secretaria, pasan tres cosas:

• Consultas que nadie contesta porque llegaron un sábado o mientras la secretaria estaba en el juzgado.
• Clientes que escriben al celular personal de su abogado, y la conversación se pierde si él se va del despacho.
• Nadie sabe, sin revisar carpeta por carpeta, cuántas consultas terminaron en un poder firmado este mes.

Cómo funciona Omniia en un despacho jurídico

Conectas el número del despacho por la API oficial de Meta o por código QR, creas un departamento por área (Laboral, Familia, Civil, Penal) y le das usuario a cada abogado y a la secretaria. Cada área atiende su bandeja, con su horario y los festivos de Colombia, y el socio ve todo.

De la primera consulta a la asesoría, paso a paso

1. 1La consulta entra. Un menú con botones pregunta de qué se trata; si el despacho tiene más de tres áreas, el bot pregunta en dos pasos. Luego pide la ciudad y un resumen corto, y guarda las respuestas en la ficha.
2. 2Las preguntas de siempre. Antes de pasar a una persona, el agente de IA para WhatsApp responde con tus documentos: horario, cómo funciona la consulta inicial, qué llevar a la cita. Dale una instrucción clara: no dar conceptos jurídicos ni anticipar resultados, y pasar el chat a un abogado cuando la pregunta es sobre el caso.
3. 3El reparto. El chat cae en el departamento del área y Omniia lo asigna a un abogado en línea, al azar, de forma equilibrada o en orden. Quien está en audiencia se pone en pausa y no recibe chats nuevos.
4. 4La asesoría. El abogado envía el link de agenda y el cliente ve solo las horas libres de ese abogado. Si es virtual y conectaste Google Calendar, la cita lleva enlace de Google Meet. Más en agenda de citas por WhatsApp.
5. 5Después de la asesoría. El abogado deja una nota interna con lo que se habló, pasa la tarjeta del embudo a “Propuesta de honorarios” y crea una tarea para enviarla el viernes.
6. 6Si el cliente no contesta. Una automatización “sin respuesta hace 72 horas” le escribe una vez y, si sigue sin contestar, le crea una tarea al abogado. Si el cliente responde, se detiene sola.

Seguimiento de procesos con etiquetas, campos y embudo

Un proceso laboral puede durar meses, y en ese tiempo el cliente va a escribir muchas veces para preguntar cómo va. Lo que ayuda es que cualquier abogado del área abra la ficha y entienda el caso en un minuto:

Con un campo “próxima audiencia”, una automatización por fecha puede crear tres días antes una tarea para el abogado (“preparar audiencia”) y escribirle al cliente para confirmar que asistirá. Por la API oficial, si pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente, ese mensaje tiene que ser una plantilla aprobada, y Meta decide su categoría al revisarla. Para que las etiquetas no se vuelvan un caos, mira cómo organizar etiquetas para clientes de WhatsApp.

Confidencialidad y secreto profesional

El artículo 28 de la Ley 1123 de 2007, el Código Disciplinario del Abogado, pone entre los deberes del abogado “guardar el secreto profesional, incluso después de cesar la prestación de sus servicios” (numeral 9). El numeral 18 le pide informar al cliente con veracidad sobre las posibilidades de la gestión, sin asegurar un resultado favorable, y sobre la evolución del asunto. Texto revisado el 15 de octubre de 2026. Un CRM no cumple esas normas por ti, pero puede ayudarte a no ponerlas en riesgo:

• Visibilidad por área: el abogado ve sus chats, los que le compartieron y los pendientes de su departamento. El socio y los administradores ven todo.
• Contactos separados por área: Omniia puede activar para tu despacho que el área de familia no vea la ficha de los clientes de laboral.
• Notas internas para el contexto del caso, sin escribirlo en el chat con el cliente.
• El historial queda en la plataforma: si un abogado se va, el socio reasigna sus chats y nadie se lleva clientes en el celular.
• Instrucciones al agente de IA para no opinar sobre el caso ni prometer resultados.

Los datos de tus clientes también están protegidos por la Ley 1581 de 2012, que exige autorización previa e informada para tratarlos (artículo 9). Además, la Política de mensajería de WhatsApp Business, actualizada el 23 de septiembre de 2026, pide no solicitar por el chat números completos de documentos de identidad, de cuentas bancarias ni de tarjetas. Muchos despachos usan WhatsApp para la primera conversación y la agenda, y reciben los documentos del expediente por correo: si conectas el correo del despacho, queda en el mismo historial que WhatsApp. Cómo pedir y guardar la autorización está en habeas data y WhatsApp.

Mensajes de ejemplo

Los tres salen como texto dentro de una conversación abierta. Fuera de la ventana de 24 horas, por la API oficial, cualquier mensaje que inicie el despacho tiene que ser una plantilla aprobada por Meta.

Cómo empezar

1. 1Conecta el número del despacho, por QR o por la API oficial, y si quieres también el correo.
2. 2Crea un departamento por área, con su horario y los festivos de Colombia.
3. 3Crea los campos (radicado, juzgado, próxima audiencia) y las etapas del embudo.
4. 4Arma el menú de consulta inicial y carga tus documentos para el agente de IA.
5. 5Pruébalo con tu equipo durante la semana gratis, sin tarjeta.