WhatsApp para inmobiliarias de arriendo que atienden a inquilinos y propietarios.

El trabajo de una inmobiliaria de arriendo empieza después de firmar

Una inmobiliaria en Medellín administra 600 apartamentos. Conseguir nuevos inquilinos es una parte del trabajo; la otra, la de todos los días, es atender a los que ya viven ahí y a los propietarios que le confiaron su inmueble. Por WhatsApp llega de todo:

• El inquilino del 502 manda un audio: “se está saliendo el agua debajo del lavaplatos”.
• Un propietario pregunta si ya le consignaron el canon de este mes.
• Una inquilina que termina contrato pide el paz y salvo y la fecha para entregar el apartamento.
• Un interesado quiere ver el apartaestudio que quedó libre en Laureles.

Si todo eso llega a un solo celular, las solicitudes se pierden, el técnico va sin saber qué daño es y el propietario termina llamando a la gerencia. La captación y la venta de inmuebles están en CRM para inmobiliarias; esta página trata la administración del arriendo.

WhatsApp para inmobiliarias de arriendo: inquilinos y propietarios en su lugar

En Omniia, la inmobiliaria arma departamentos según cómo trabaja: Inquilinos, Propietarios, Mantenimiento y Arriendos nuevos. Puede ser un solo número con un menú o varios números en el mismo CRM, uno para inquilinos y otro para propietarios. Las carpetas de contactos separan a unos de otros, y cada carpeta puede tener sus propios campos: para inquilinos, el inmueble y la fecha de inicio del contrato; para propietarios, sus inmuebles y el asesor que los atiende.

Solicitudes de mantenimiento con fotos

El chatbot para WhatsApp se encarga de que la solicitud llegue completa. Un flujo típico:

1. 1El inquilino escribe y elige “Reportar un daño” en el menú.
2. 2El bot pregunta la dirección o el código del inmueble y el tipo de daño: plomería, eléctrico, humedad, cerraduras u otro.
3. 3Pide una foto o un video del daño. Si el inquilino manda algo que no es un archivo, se lo vuelve a pedir.
4. 4Pide una descripción corta y en qué días alguien puede abrirle la puerta al técnico.
5. 5Le pone al contacto la etiqueta “Mantenimiento” y pasa el chat al departamento de Mantenimiento.
6. 6Una automatización que se dispara con esa etiqueta crea una tarea para el coordinador, con prioridad alta y plazo de 24 horas.

El coordinador ve las fotos en el chat y en el panel de archivos de la conversación, define a quién le corresponde el arreglo y acuerda la visita del técnico. Si la línea de inquilinos pertenece a un departamento con tickets activos, cada atención recibe un número, como MTO-031, que el inquilino puede citar después.

¿Quién paga? La Ley 820 de 2003 le pide al arrendador mantener en buen estado los servicios, las cosas y los usos conexos del inmueble para el fin convenido (artículo 8), y al arrendatario reparar los daños que no vengan del uso normal o del paso del tiempo y que se deban a mal uso o a su culpa (artículo 9). Las fotos del daño, con la fecha de cada mensaje, ayudan a decidirlo junto con lo que diga el contrato. Texto revisado el 15 de octubre de 2026.

Avisos de canon: recordatorio, no cobranza

La misma política prohíbe el cobro de deudas como actividad en WhatsApp. Lo que sí encaja es un aviso antes de la fecha de pago, a tus propios inquilinos, con la fecha y los medios de pago, sin presión. La guía de categorías de Meta pone el aviso de un pago mensual como ejemplo de plantilla de utilidad.

Si tus inquilinos pagan el mismo día, basta con programar cada mes una campaña a la carpeta de inquilinos. Si cada contrato tiene su fecha, haz que tu software de administración le avise a Omniia por API o con una automatización con disparador webhook. Si un canon queda en mora, esa gestión sale de WhatsApp y sigue el proceso de cartera o jurídico de tu inmobiliaria.

El reajuste del canon no se notifica solo por WhatsApp

El artículo 20 de la Ley 820 de 2003 permite reajustar el canon cada 12 meses, hasta el 100 % del incremento del IPC del año anterior, y exige informarle al arrendatario el monto y la fecha del incremento por el servicio postal autorizado o por el mecanismo de notificación personal establecido expresamente en el contrato; si no, el reajuste no le es oponible. Un mensaje de WhatsApp sirve para avisar con tiempo y resolver dudas, pero no remplaza esa notificación. Revisa con tu asesor jurídico qué mecanismo pactaste en tus contratos.

Visitas, entregas y documentos

Cuando un apartamento queda libre, el asesor les envía un link a los interesados y cada uno escoge la hora de la visita entre los espacios libres; la cita queda en el calendario con su ficha y el asesor recibe un aviso antes. El recordatorio automático al interesado sale por QR como texto; por la API oficial, como texto si escribió en las últimas 24 horas o, si no, con la plantilla aprobada que configures. Las diferencias entre las dos conexiones están en WhatsApp por QR o API oficial. Para la entrega del inmueble, el asesor envía por el chat el inventario con fotos, que queda en el historial; la conversación completa se puede exportar en PDF como soporte. El detalle de la agenda está en agenda de citas por WhatsApp.

Mensajes de ejemplo