Importar contactos de Excel a un CRM: cómo preparar el archivo

Antes de abrir el Excel: decide qué vas a importar

Una base de contactos suele venir de muchos lados: la lista del celular del vendedor, el Excel de la feria, las ventas del programa contable o los inscritos de un formulario. Antes de unirla, responde tres preguntas: para qué la vas a usar (atender, vender, enviar campañas), qué datos necesitas de verdad de cada persona y si esas personas aceptaron que les escribas. La tercera es la más importante, y la retomamos al final.

Si apenas estás dejando de llevar a tus clientes en hojas de cálculo, en CRM vs Excel explicamos qué cambia y cuándo conviene el paso.

Cómo debe quedar el Excel para importar contactos

Omniia lee archivos .xlsx, .xls o .csv de hasta 10 MB y toma solo la primera hoja. La primera fila lleva los títulos de las columnas y cada fila siguiente es un contacto. Los títulos pueden ser los que quieras, porque en el segundo paso eliges a qué campo va cada columna, pero si usas estos, Omniia las reconoce sola:

Cualquier otra columna —ciudad, fecha de la última compra, placa del carro, número de afiliado— la guardas en un campo personalizado. Si el campo no existe, lo creas desde el mismo paso en que asocias las columnas. Los campos pueden ser de texto, número, fecha, correo, teléfono o enlace. Si prefieres partir de un modelo, el importador tiene un botón para descargar una plantilla.

El teléfono: donde se dañan la mayoría de las importaciones

El teléfono es lo que identifica a cada contacto, así que vale la pena dejarlo perfecto. Esto es lo que hace Omniia con esa columna:

• Quita todo lo que no sea un dígito: el signo +, los espacios, los guiones y los paréntesis. “+57 300 123 4567” queda como 573001234567.
• No agrega el indicativo del país. Un celular escrito como 3001234567 se guarda así, sin el 57. Para escribirle por WhatsApp hace falta el número completo, y cuando esa persona te escriba, su número llegará con el 57 y quedará como otro contacto.
• Marca como inválidas las filas sin teléfono o con menos de 7 dígitos. Puedes descargarlas en un archivo aparte para corregirlas.

La regla práctica para Colombia: cada celular con el 57 adelante y sus 10 dígitos, 12 en total. Si tu lista viene sin indicativo, agrégalo en Excel con una fórmula como ="57"&A2 en una columna nueva; el resultado ya queda como texto.

Cuidado con la notación científica

Si la columna de teléfonos está en formato General, Excel guarda 573001234567 como un número y lo abrevia (lo muestra como 5,73E+11). El importador lo lee así de abreviado y el teléfono queda convertido en uno que no existe. Para evitarlo, pon la columna en formato Texto antes de escribir o pegar los números, o usa la fórmula de arriba. En la vista previa del importador revisa los teléfonos de ejemplo: si ves una “E+”, corrige el archivo antes de seguir.

Etiquetas y campos personalizados al importar

Las etiquetas te sirven para encontrar después a esos contactos y armar campañas. Al importar las puedes poner de dos formas:

• Por fila, en la columna de etiquetas: varias separadas por punto y coma, por ejemplo cliente;feria-medellin;interes-motos. Las que no existen se crean solas.
• Para todo el archivo, en el paso de opciones: eliges etiquetas existentes o creas una nueva que se le pone a todos, como “Importado feria octubre 2026”.

Las etiquetas se suman: importar nunca le quita a un contacto las que ya tenía. Ponle a cada importación una etiqueta que diga de dónde salió y cuándo; en seis meses vas a agradecer poder separar esa base del resto. Para que no se vuelvan un desorden, mira cómo organizar etiquetas para clientes de WhatsApp.

En los campos personalizados, Omniia revisa que cada valor encaje con el tipo del campo. Un número acepta formatos como 1.234,56; un correo tiene que parecer un correo; una fecha se entiende mejor escrita como AAAA-MM-DD (2026-03-05), porque 05/03/2026 escrito como texto se puede leer como 3 de mayo. Si un valor no encaja, esa celda se deja vacía y el resto del contacto sí se importa.

Ojo con las automatizaciones por etiqueta

Si tienes una automatización que arranca cuando a un contacto le ponen cierta etiqueta, importar contactos con esa etiqueta también la dispara, uno por uno. Es útil si lo buscas, por ejemplo para darles la bienvenida a los inscritos de un evento que te autorizaron, y es un problema si no: revisa tus automatizaciones antes de importar con etiquetas que ya usan. La automatización de “contacto creado”, en cambio, no se dispara con las importaciones.

Duplicados: qué pasa si el contacto ya existe

Omniia detecta los duplicados por número de teléfono, en dos niveles:

• Dentro del mismo archivo: si un número se repite, solo se importa la primera fila. Si la segunda tenía datos que la primera no, esos datos se pierden, así que une las filas repetidas antes de subir el archivo.
• Contra tu base: la vista previa te dice cuántos números ya están cargados y cuántos son nuevos, y tú eliges qué hacer con los que ya existen.

Si trabajas con departamentos, los contactos nuevos quedan en el departamento que elijas, y a los que ya son de otro departamento que no puedes ver no se les cambia nada. También puedes meter la base en una carpeta o sumarla a una campaña que esté en borrador o programada. El archivo se envía por lotes de 500 con una barra de avance; si cierras la ventana a mitad de camino, los lotes enviados quedan guardados.

Errores típicos al importar contactos

• Celulares sin el 57. Se importan, pero no sirven para WhatsApp y duplican al contacto cuando te escribe.
• Números abreviados por Excel (5,73E+11) por tener la columna en formato General.
• Dos números en la misma celda, como “300 123 4567 / 310 765 4321”. Omniia junta todos los dígitos en un solo número equivocado. Deja uno por celda y el otro en un campo personalizado.
• Fechas como texto en formato día/mes. Escríbelas como AAAA-MM-DD.
• Filas repetidas con datos distintos. Solo entra la primera.
• Varias hojas en el mismo libro. Solo se lee la primera: pasa los contactos ahí o guarda cada hoja como un archivo aparte.
• Archivos enormes. Por encima de 50.000 filas el importador avisa que puede tardar varios minutos; divídelo en archivos más pequeños.

Antes de escribirles: la autorización

Tener el número de alguien en un Excel no significa que puedas escribirle por WhatsApp. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 de habeas data pide autorización previa, expresa e informada para tratar sus datos, y la política de WhatsApp Business exige que la persona haya aceptado recibir tus mensajes, lo que se conoce como opt-in. Para los mensajes comerciales, la Ley 2300 de 2023 fija además los horarios. El paso a paso está en habeas data y autorización para escribir por WhatsApp.

Antes de una campaña comercial conviene consultar también el Registro de Números Excluidos (RNE) de la CRC, donde las personas piden no recibir mensajes comerciales o publicitarios. Según una respuesta de la CRC de diciembre de 2024, consultada el 15 de octubre de 2026, los productores y proveedores de bienes y servicios deben consultarlo; el registro cubre SMS, mensajería por aplicaciones, correo y llamadas, y admite consultas masivas de hasta 10.000 registros por archivo.

Una forma ordenada de hacerlo en Omniia: importa con una etiqueta que diga si la persona autorizó (por ejemplo, “Autorizó WhatsApp”) y arma tus envíos masivos solo con esa etiqueta. Si quieres escribirle solo a la última base que subiste, la campaña puede filtrar los contactos cargados desde una fecha. Y recuerda que, por la API oficial, el primer mensaje a quien no te ha escrito tiene que ser una plantilla aprobada por Meta; las categorías están en plantillas de WhatsApp y sus categorías.